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De la autógrafa a la digital; firmar en papel es cosa del pasado

La tecnología es parte de nuestra vida por ello debemos adoptar y adaptarnos a las herramientas digitales que nos permiten ser parte de la transformación digital para hacer más eficientes a los negocios y sus procesos. Con ese objetivo, la firma electrónica se presenta como un medio y una solución para identificar a las personas y empresas, y que con este proceso ayuden a incrementar la productividad empresarial a partir de una serie de ventajas.

 

La firma electrónica es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, con el propósito de identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de este, tal y como si se tratara de una firma autógrafa. Además, brinda seguridad a las transacciones electrónicas de tal forma que se puede identificar al autor del mensaje y verificar que este no haya sido modificado. Está conformada por datos personales del firmante y un complemento numérico que asigna una entidad administrativa haciéndola única.

 

El uso de la firma electrónica se basa en estándares internacionales de infraestructura de claves públicas (o PKI por sus siglas en inglés: Public Key Infrastructure) en donde se utilizan dos claves para el envío de mensajes y un certificado digital:

 

  • La clave privada que únicamente es conocida por su propietario y sirve para cifrar los datos.
  • La clave pública, disponible para consulta de todos los usuarios de la infraestructura, con la que se descifran datos.
  • El certificado digital es un documento electrónico mediante el cual un tercero confiable garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.

 

Ventajas integrales

 

En servicios financieros, la firma electrónica se entiende como una gran aliada ya que reduce costos; ahorra tiempo y centra el foco de atención; permite el seguimiento y archivado de documentos y operaciones; ofrece mayor seguridad y refuerza la imagen de marca. Lo que se puede resumir en organización, movilidad, productividad, seguridad y optimización.

 

Organización porque la gestión de documentos es más eficiente, ya que todos los documentos son almacenados en la nube, pudiendo buscarlos en cualquier momento y desde cualquier medio permitido por el dispositivo de seguridad; movilidad debido a que al firmar un contrato digitalmente se tiene acceso al contenido a cualquier hora y desde cualquier lugar versus la firma en papel que si se extravía se tiene que crear otro y volver a empezar el proceso para firmarlo.

 

En relación con la seguridad porque, a diferencia de los documentos en papel, los que tienen la firma electrónica no pueden ser alterados o editados. Los sistemas de protección digital son eficaces y confiables. Esta firma asegura la identidad o la autenticación, es decir, que el individuo es quien dice ser y garantiza el no repudio, porque la persona no puede decir que no es quien es.

 

Respecto a la productividad de la empresa permite reducir un gran número de pasos y etapas burocráticas para ejecutar solicitudes o recibirlas. Al simplificar la autenticación es posible acelerar los procesos y tareas de la organización para proporcionar mayores resultados al negocio que se complementan con la mejora significativa del servicio al cliente en las empresas que utilizan esta tecnología para vender sus productos y servicios. En instituciones bancarias, la firma electrónica brinda una plataforma donde los clientes pueden realizar todos sus procedimientos de manera digital, lo que le da comodidad y seguridad en las transacciones.

 

Firmar contratos electrónicos se ha convertido en una gran ventaja para mantener negocios en todos los segmentos de mercado. Es un proceso fácil y seguro que tiene el mismo valor legal que una firma autógrafa; sin embargo, la electrónica ofrece una trazabilidad completa del proceso de firma. De hecho, para cada proceso de firma de documentos, se genera un documento probatorio que contiene todas las evidencias electrónicas (fecha, hora, nombre del firmante, dirección IP, cadena de control, etc.).

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